തിരുവനന്തപുരം: സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ പൊതുഭരണ വകുപ്പിലുള്ള ഫയലുകൾ എല്ലാം ഇ - ഫയലുകൾ ആക്കുന്നതിനൊപ്പം ഇവയുടെ ഒരു ബാക്ക് അപ്പ് കൂടി ഉണ്ടാക്കി സൂക്ഷിക്കാൻ ശുപാർശ. പൊതുഭരണ വകുപ്പിലെ പ്രോട്ടോക്കോൾ ഓഫീസിൽ ചൊവ്വാഴ്ചയുണ്ടായ തീപിടത്തത്തിന് പിന്നാലെ സംഭവ സ്ഥലം സന്ദർശിച്ച ദുരന്തനിവാരണ അതോറിട്ടി കമ്മിഷണർ ഡോ.കൗശികന്റെ നേതൃത്വത്തിലുള്ള സമിതിയാണ് ശുപാർശ മുന്നോട്ടുവച്ചത്. തീപിടിത്തത്തെക്കുറിച്ച് അടുത്തയാഴ്ച സർക്കാരിന് റിപ്പോർട്ട് സമർപ്പിക്കുമ്പോൾ ഈ നിർദ്ദേശമായിരിക്കും പ്രധാനമായും സമിതി മുന്നോട്ടുവയ്ക്കുക.
എല്ലാ കടലാസ് ഫയലുകളും ഉത്തരവുകളും ഡിജിറ്റൽ ആക്കണമെന്ന ഫെബ്രുവരിയിലെ നിർദേശം പല വകുപ്പുകളും പാലിച്ചിരുന്നില്ല. ഇനിയും പാലിക്കാത്തതിനാൽ ഇവ കഴിവതും വേഗം ഡിജിറ്റലാക്കാൻ കഴിഞ്ഞ ദിവസം പൊതുഭരണ വകുപ്പ് റെക്കാഡ്സ് വിഭാഗം വകുപ്പുകൾക്ക് കർശന നിർദ്ദേശം നൽകി. സെക്രട്ടേറിയറ്റിലെ ഭരണ വകുപ്പുകളിലേയും ഇൻഫർമേഷൻ പബ്ലിക് റിലേഷൻസ് വകുപ്പിന്റെയും തീർപ്പായ ഫയലുകൾ പൊതുഭരണ റെക്കാഡ്സ് വിഭാഗത്തിലാണ് ഡിജിറ്റൽ രൂപത്തിലാക്കുന്നത്. നിയമ, ധനവകുപ്പിലെ ഫയലുകളുടെ ഡിജിറ്റലൈസേഷൻ ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പുകളിലാണ് നടക്കുന്നത്. ഇ- ഓഫീസിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്ന ഫയലുകൾ നീക്കത്തിനിടെ കടലാസ് ഫയലാവുകയാണെങ്കിൽ അവയും സ്‌കാൻ ചെയ്ത് ഇ-ഫയലിന്റെ ഭാഗമാക്കണമെന്നാണ് വ്യവസ്ഥ. എന്നാൽ, ഇതൊന്നും പാലിക്കപ്പെടുന്നില്ല. മന്ത്രിമാർ ഇ-ഫയലിന്റെ പ്രിന്റ് പരിശോധിച്ച ശേഷം എഴുതുന്ന കുറിപ്പ് പിന്നീട് ഇ-ഫയലിനൊപ്പം ചേർക്കും.
തീപിടിത്തമുണ്ടായ സ്ഥലത്ത് അടിയന്തരമായ സുരക്ഷാകാമറകൾ സ്ഥാപിക്കാനും ഭാഗികമായി കത്തിയ ഫയലുകൾ ട്രഷറിയിലെ സ്ട്രോംഗ് റൂമിലേക്ക് മാറ്റണമെന്നും സമിതി നിർദ്ദേശിച്ചു. പിന്നീട് ഏതെങ്കിലും സാഹചര്യത്തിൽ അന്വേഷണ ഏജൻസികൾക്ക് ഈ ഫയലുകൾ പരിശോധിക്കേണ്ടി വരുന്നത് മുൻകൂട്ടി കണ്ടാണ് ഈ ശുപാർശ.