
മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ വ്യാജമെന്നാരോപിക്കപ്പെട്ട ഒപ്പിന്റെയും അത് ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പ് ആണെന്നും അല്ലെന്നും ഉളള വിവാദത്തിന്റെയും പശ്ചാത്തലത്തിലാണ് ഈ  കുറിപ്പ്. ഒപ്പ് വ്യാജമാണെന്ന് ആരോപിച്ചവർക്ക് ശാസ്ത്രീയമായും യുക്തിഭദ്രമായും പ്രശ്നം അവതരിപ്പിക്കാൻ കഴിഞ്ഞില്ല.
ഏതുതരം ഡാറ്റായും കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ശേഖരിച്ച് കഴിഞ്ഞാൽ അത് ഡിജിറ്റൽ അല്ലെങ്കിൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഡാറ്റാ എന്നു പറയാം. ഡാറ്റാ പല രൂപത്തിലുണ്ട്. ടെക്സ്റ്റ്, ശബ്ദം, ചിത്രങ്ങൾ, വീഡിയോ മുതലായവ എല്ലാം ഡാറ്റ ആണ്. കമ്പ്യൂട്ടർ വന്നതോടെ ഇതെല്ലാം ഡിജിറ്റൽ ആയി സൂക്ഷിക്കാം എന്നായി.
അച്ചടിച്ച ടെക്സ്റ്റ്, കീ ബോർഡ് ഉപയോഗിച്ച് ടെക്സ്റ്റ് ആയി തന്നെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ശേഖരിക്കാം. കീ ബോർഡിൽ കൂടി ശേഖരിക്കാൻ കഴിയാത്തവിധത്തിലുള്ള ടെക്സ്റ്റും ചിത്രങ്ങളും സ്കാനർ ഉപയോഗിച്ച് സ്കാൻ ചെയ്ത് ചിത്രങ്ങൾ ആയി ശേഖരിക്കാം. രണ്ടായാലും ഡിജിറ്റൽ രേഖ തന്നെ. പ്രിന്റ് ചെയ്താൽ രണ്ടും ഒരുപോലെ ഇരിക്കുകയും ചെയ്യും. അതുപോലെ നമ്മുടെ കൈയൊപ്പ് സ്കാൻ ചെയ്ത് കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ചിത്രമായി ശേഖരിക്കാം. ശേഖരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ ആ ഒപ്പ് ഡിജിറ്റൽ രേഖ ആകുമെങ്കിലും ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പ് എന്ന പേരിൽ അറിയപ്പെടുന്നത് അതല്ല. ഇൗ ഒപ്പിനെ ഇ - സിഗ്നേച്ചർ എന്ന പേരിലും പറയാറുണ്ട്. പക്ഷേ ആ ഒപ്പിന് യാതൊരു നിയമ സാധുതയുമില്ല. ഇതിനെയാണ് തെറ്റിദ്ധരിച്ചുകൊണ്ട് പലരും ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പ് എന്നുപറയുന്നത്.
രേഖകൾ ആധികാരികമാക്കാനാണല്ലോ നാം കൈയൊപ്പ് വയ്ക്കുന്നത്.സാധാരണഗതിയിൽ ഡിജിറ്റൽ രേഖകൾക്ക് പരമ്പരാഗത മാനുവൽ സിസ്റ്റത്തിനെക്കാളും സെക്യൂരിറ്റി റിസ്ക് കൂടുതലാണ്. അനധികൃതമായി എളുപ്പത്തിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യപ്പെടാം എന്നത് തന്നെയാണ് കാരണം. ഇൗ റിസ്കുകൾ പരിഹരിക്കാനായി ആവശ്യമായ സെക്യൂരിറ്റി സംവിധാനങ്ങൾ (controls) ഐ.ടി. സിസ്റ്റത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്താറുണ്ട്. അതിൽ പ്രധാനപ്പെട്ടതാണ് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ. ഇത് നമ്മുടെ കൈയൊപ്പ് പോലെയോ വിരലടയാളം പോലെയോ രേഖകളുടെ ആധികാരികത ഉറപ്പ് വരുത്തുന്നു. അതി സങ്കീർണമായ ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് കോഡിംഗ് പ്രക്രിയയാണ് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ എന്നുപറയാം. ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ചേർക്കുമ്പോൾ ആ രേഖകൾ സങ്കീർണമായി കോഡ് (encrypt) ചെയ്യപ്പെടുന്നു. അത് ഡി - കോഡിംഗ് ചെയ്യുക എളുപ്പമുള്ള കാര്യമല്ല. ആ പ്രക്രിയയിലൂടെ പുറത്തുവരുന്ന ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചറിന് കൈയൊപ്പുമായി ഭൗതിക സാദൃശ്യമില്ല. ഡിജിറ്റൽ ആയി സൈൻ ചെയ്ത ഒരു രേഖ കണ്ടാൽ അതിൽ ഒപ്പുണ്ടെന്നുപോലും തോന്നണമെന്നില്ല. സാധാരണ പൗരന്മാർക്ക് ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പിന്റെ ആവശ്യമില്ല. ആവശ്യക്കാർക്ക് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ഉണ്ടാക്കി നൽകാനായി പാൻ കാർഡിന്റെ കാര്യത്തിലെന്നപോലെ അംഗീകൃത ഏജൻസികളെ ഏർപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
ആരൊക്കെയാണ് ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പ് ഉപയോഗിക്കേണ്ടത്?
പൂർണമായും കമ്പ്യൂട്ടർ വത്കൃത സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്ന് പുറത്തേക്ക് അയയ്ക്കുന്ന കത്തുകൾ, രേഖകൾ തുടങ്ങിയവ ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പോടുകൂടിയാകാം അയയ്ക്കുന്നത്. ഇങ്ങനെയുള്ള സംവിധാനത്തിലേക്ക് രേഖകൾ അയയ്ക്കാൻ ബാദ്ധ്യസ്ഥരായ വ്യക്തികൾക്കും (ഉദാ: ബിസിനസുകാർ, കച്ചവടക്കാർ, കോൺട്രാക്ടേഴ്സ് തുടങ്ങിയവർ) സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ നിർബന്ധമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന് വാണിജ്യ നികുതി, ആദായ നികുതി (ചില വിഭാഗങ്ങൾക്ക്), പൊതുമരാമത്ത് മുതലായ വകുപ്പുകളിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്ന റിട്ടേണുകൾക്ക് അല്ലെങ്കിൽ ടെൻഡറുകൾക്ക് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ നിർബന്ധമാണ്. ഇവർ അയയ്ക്കുന്ന രേഖകൾ നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെട്ട ഐ.ടി. സിസ്റ്റത്തിലേക്കാണ് പോകുന്നത്.
ഇനി പൂർണമായും കമ്പ്യൂട്ടർവത്കരിക്കാത്ത നമ്മുടെ സെക്രട്ടേറിയറ്റ് പോലുള്ള ഓഫീസിലെ പ്രശ്നങ്ങൾ എന്താണെന്ന് നോക്കാം. അവിടെ ഭാഗികമായി ഇലക്ട്രോണിക് ഫയലുകളും പേപ്പർ ഫയലുകളുമുണ്ട്. ഇൗ ഓഫീസ് പോലെ സെക്രട്ടേറിയറ്റിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന കമ്പ്യൂട്ടർവത്കൃത സംവിധാനങ്ങൾ പൂർണമായും ഒരു സംരക്ഷിത നെറ്റ്വർക്കിലുള്ള കമ്പ്യൂട്ടർ ശൃംഖലയിലാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. ആ നെറ്റ് വർക്കിലേക്ക് പുറത്തുള്ള ആൾക്കാർക്ക് അനധികൃതമായി പ്രവേശിക്കാൻ കഴിയാത്തവിധത്തിൽ സെക്യൂരിറ്റി കൺട്രോൾസ് ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടാവും. താഴെത്തട്ടിൽ തപാൽ ക്ളാർക്ക് മുതൽ മുകളിൽ ചീഫ് സെക്രട്ടറി വരെയും മുഖ്യമന്ത്രിവരെയും ഉള്ള ചെറുതും വലുതുമായ വിവിധ അധികാരസ്ഥാനങ്ങളെ സംരക്ഷിത നെറ്റ് വർക്കിലൂടെ കോർത്ത് ഇണക്കിയിരിക്കുന്നു. വിദൂരസ്ഥലങ്ങളിൽ ഇരുന്ന് ജോലി ചെയ്യേണ്ടിവന്നാലും ഇ - ഓഫീസിനെ ഇന്റർനെറ്റ് വഴി ബന്ധിപ്പിച്ച് ഓഫീസിലെന്നപോലെ ഇ - ഫയലുകൾ കാണാനും അംഗീകാരങ്ങൾ നൽകാനും സാധിക്കും. ഒാരോ ഉപയോക്താവിനും കൊടുത്തിരിക്കുന്ന ലോഗിൻ വിവരങ്ങൾ (യൂസർ നെയിം / പാസ്വേർഡ്) വഴി ഓരോരുത്തരുടെയും ഐഡന്റിറ്റിയും ഉത്തരവാദിത്വങ്ങളും അധികാരങ്ങളും ഉണ്ടാക്കിയിരിക്കുന്നു. 
അവരവരുടെ അധികാര പരിധിയിൽ വരുന്ന കാര്യങ്ങൾ മാത്രമേ ഇൗ സിസ്റ്റത്തിൽ ഓരോരുത്തർക്കും കാണാനും ചെയ്യാനും സാധിക്കൂ. അതായത് ഒാരോരുത്തരും ഏതെല്ലാം ഫയലുകൾ കണ്ടു, ഏതെല്ലാം അംഗീകാരങ്ങൾ നൽകി എന്നെല്ലാം കമ്പ്യൂട്ടറിൽ അവരവരുടെ പേരിൽ രേഖപ്പെടുത്തപ്പെടും. (log). അത് പിന്നീട് എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും പരിശോധിക്കാനും കഴിയും. ഉദ്യോഗസ്ഥർ സ്ഥലം മാറിപ്പോവുകയോ വിരമിക്കുകയോ ചെയ്താലുടൻ അവരുടെ ലോഗിൻ വിവരങ്ങൾ പിൻവലിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഒപ്പിടാൻ അധികാരപ്പെട്ടവരുടെ യൂസർനെയിമും പാസ്വേർഡും താഴെയുള്ളവരുമായി പങ്കുവയ്ക്കുകയോ നിലവിൽ ആളില്ലാത്ത പദവികളുടെ ലോഗിൻ വിവരങ്ങൾ പിൻവലിക്കാതെ നിലനിറുത്തുകയോ ചെയ്താൽ അത് ദുരുപയോഗം ചെയ്യാനും അടുത്ത കാലത്ത് ട്രഷറിയിൽ സംഭവിച്ചത് പോലെയുള്ള തിരിമറികൾ നടത്താനും സാദ്ധ്യതയുണ്ട്. ഇൗ സംവിധാനം പേപ്പർ രഹിതമായാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. അവസാനം അതിൽനിന്ന് പറപ്പെടുവിക്കേണ്ടിവരുന്ന ഉത്തരവുകളോ കത്തുകളോ മാത്രമായിരിക്കും പേപ്പറിൽ പ്രിന്റ് എടുക്കേണ്ടിവരിക. അതുപോലും പലപ്പോഴും ഇലക്ട്രോണിക് ഫോർമാറ്റിലാണ് അയയ്ക്കുക.
എന്നാൽ, പേപ്പർ ഫയലുകൾ ഇൗ രീതിയിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ സാധിക്കില്ല. മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ വ്യാജ ഒപ്പിട്ടെന്ന് കാണിച്ച് പുറത്തുവിട്ടത് മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ കൈയൊപ്പിട്ട ഒരു പേപ്പർ ഫയൽ ആണ്. ഒരു പേപ്പർ ഫയൽ നേരത്തെ പറഞ്ഞ നെറ്റ് വർക്കിലൂടെ തീർപ്പാക്കാൻ സാധിക്കില്ല. അവിടെ ചെയ്തെന്ന് കരുതുന്നത് മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ഒപ്പ് വേണ്ട ഫയൽ സ്കാൻ ചെയ്ത് നെറ്റ്വർക്കിലൂടെ അയച്ചുകൊടുക്കുകയും മുഖ്യമന്ത്രി അത് ഒപ്പിട്ട് തിരിച്ചയയ്ക്കുകയും ചെയ്തു എന്നാണ്. രേഖകൾ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാതെ തന്നെ ഒപ്പിടാനുള്ള സൗകര്യം ഇപ്പോൾ ലഭ്യമാണ്. അതിനുവേണ്ടി പ്രത്യേക ആപ്ളിക്കേഷനും നെറ്റ്വർക്കും ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടാവാം. അതൊരു പൂർണമായും അപകടരഹിത മാർഗ്ഗമാണെന്ന് പറയാൻ കഴിയില്ല. കാരണം ഇൗ പ്രക്രിയ ദുരുപയോഗപ്പെടുത്താൻ സാദ്ധ്യതയുള്ള ഒന്നാണ്. കുറേ അധികം ഫയലുകൾ ഇതുപോലെ ഒപ്പിട്ട് വരുമ്പോൾ ഒരെണ്ണം ഇവിടെ മുഖ്യമന്ത്രിയുടെ ഇ - സിഗ്നേച്ചർ പതിപ്പിച്ച് തീർപ്പാക്കിയാൽ കണ്ടുപിടിക്കുക ദുഷ്കരമാവും. അപ്പോൾ ബന്ധപ്പെട്ടവരുടെ വിശ്വാസ്യതയെ കാര്യമായി ആശ്രയിക്കേണ്ടിവരുന്നു. ഒരു ചങ്ങലയുടെ ബലം അതിലെ ദുർബലമായ കണ്ണിയുടേതാണെന്ന തത്വം ഇവിടെ പ്രസക്തമാണ്. മുഖ്യമന്ത്രി തള്ളി പറയാത്തിടത്തോളംകാലം അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഒപ്പ് വ്യാജമാണെന്ന് പറയാൻ കഴിയില്ല. പക്ഷേ ഇതൊന്നും ഒരു വ്യവസ്ഥാപിത രീതിയായി ഉപയോഗപ്പെടുത്തുന്നത് അഭികാമ്യമല്ല. ബന്ധപ്പെട്ടവരുടെ വിശ്വസനീയതയെ മാത്രം ആശ്രയിച്ച് ഒരു സർക്കാർ സംവിധാനം പ്രവർത്തിക്കുന്നത് ശരിയല്ല.
(ലേഖകൻ ഏജീസ് ഓഫീസിൽനിന്നും സീനിയർ ഓഡിറ്റ് ഓഫീസർ ആയി വിരമിച്ച ആളാണ്. 10 വർഷത്തിലേറെ ഐ.ടി. വിഭാഗത്തിൽ പ്രവർത്തിപരിചയമുണ്ട് ഫോൺ:9961666109).