തിരുവനന്തപുരം: സെക്രട്ടേറിയറ്റിൽ ഫയൽ നീക്കത്തിന് ഉപയോഗിക്കുന്ന ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം അപ്ഗ്രേഡ് ചെയ്യുന്നതിനാൽ , ഇ ഓഫീസിൽ ചെയ്തുകൊണ്ടിരിക്കുന്നതും പുതുതായി രൂപപ്പെടുന്നതുമായ ഫയലുകൾ 27 മുതൽ പൂർണമായും കൈകൾ കൊണ്ട് നോക്കണമെന്ന് ചൂണ്ടിക്കാട്ടി പൊതുഭരണവകുപ്പ് സർക്കുലർ പുറത്തിറക്കി.

ഈ ഫയലുകൾക്ക് ഇ ഓഫീസിൽ അവസാനമായി സൃഷ്ടിക്കപ്പെട്ട ഫയൽ നമ്പറുകളുടെ ഫോർമാറ്റിൽ തുടർച്ചയായ നമ്പർ നൽകണം. മൈഗ്രേഷൻ പൂർത്തിയാകുമ്പോൾ ഫയലുകൾ ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണം. ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനം തുടർന്ന് പ്രവർത്തനസജ്ജമാകുന്ന മുറയ്‌ക്ക് പുതുതായി സൃഷ്ടിച്ച ഫിസിക്കൽ ഫയലുകൾ അതേ നമ്പറിൽ തന്നെ ഇലക്ട്രോണിക് ഫയലുകളാക്കണം. ഇതിനായി ഫിസിക്കൽ ഫയലുകൾ സ്‌കാൻ ചെയ്ത് ഇ ഫയലുകളാക്കി ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിന്റെ ഭാഗമാക്കണം. അവസാനമായി ആരംഭിച്ച ഫിസിക്കൽ ഫയൽ നമ്പറിന്റെ തുടർച്ചയായിരിക്കണം 31ന് ശേഷം ഇ ഓഫീസിൽ ആരംഭിക്കുന്ന ഫയലുകളുടെ നമ്പറുകൾ. എല്ലാ ഓഫീസ് സെക്ഷനുകളും ഇക്കാലയളവിലെ പ്രത്യേകം തപാൽ രജിസ്റ്ററുകൾ ഫിസിക്കലായി സൂക്ഷിക്കുകയും പുതിയ തപാലുകൾക്ക് ഒന്ന് മുതലുള്ള ക്രമനമ്പർ തുടർച്ചയായി നൽകുകയും വേണം. ഇ ഓഫീസ് വഴി ഫയലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാനാകാത്ത സാഹചര്യത്തിൽ എല്ലാ വകുപ്പുകളും അതാത് ഓഫീസ് സെക്ഷനുകൾ മുഖേന രജിസ്‌റ്റർ ചെയ്ത് സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾക്കുള്ള നമ്പർ നൽകണം. സന്ദ‌ർശകർക പാസുകൾ മാനുവലായി നൽകണം. ഇതിനായി പ്രത്യേക സന്ദർശകവിവര രജിസ്‌റ്ററുകൾ സൂക്ഷിക്കണം.