കൊല്ലം: അപക്ഷകളും വിവിധ ഓഫീസുകളിൽ നിന്നുള്ള തപാലുകളും ഓൺലൈനായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഇ- ഓഫീസ് സംവിധാനം നിലവിൽ വന്ന് അഞ്ച് വർഷത്തിലേറെയായിട്ടും കളക്ട്രേറ്റിലെ ഫയൽ നീക്കത്തിന് വേണ്ടത്ര വേഗതയില്ല. വിവിധ വിഭാഗങ്ങളിലായി 48431 ഫയലുകളാണ് കെട്ടിക്കിടക്കുന്നത്. ഇതിൽ 44892 ഫയലുകൾ കെട്ടിക്കിടക്കാൻ തുടങ്ങിയിട്ട്15 ദിവസത്തിലേറെയായി.

ഇ- ഓഫീസ് സംവിധാനമുള്ള കളക്ട്രേറ്റ് ആയതിനാൽ കളക്ടർക്കും വിവിധ വകുപ്പ് മേധാവികൾക്കുമുള്ള അപേക്ഷകളും തപാലുകളും ഓൺലൈനായാണ് കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടത്. എന്നാൽ, പല വിഭാഗങ്ങളിലും ഒരു വിഭാഗം അപേക്ഷകളും തപാലുകളും പേപ്പർ രൂപത്തിൽ ഇപ്പോഴും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതാണ് ഫയൽ തീർപ്പാക്കൽ വൈകുന്നതിന്റെ ഒരു കാരണം. ഇതിന് പുറമേ ഇ- ഓഫീസ് ഫയലുകൾ തീർപ്പാക്കുന്നതിലും വലിയ കാലതാമസം നിലനിൽക്കുന്നുണ്ട്. നേരത്തെ പേപ്പർ ഫയലുകളായിരുന്ന ഘട്ടത്തിലെ പല ഫയലുകളും ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ ഇ- ഓഫീസ് ടേബിളിൽ ആഴ്ചകളും മാസങ്ങളും നിൽക്കുന്ന സ്ഥിതിയാണ്. മേൽനോട്ട ചുമതലയുള്ള ഉദ്യോഗസ്ഥർ ഓരോ ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയും കൈവശമുള്ള ഫയലുകൾ നിശ്ചിത ഇടവേളയിൽ പരിശോധിക്കാത്താണ് പ്രധാന പ്രശ്നം.

പ്രശ്നം പരിശീലനമില്ലാത്തത്

കളക്ട്രേറ്റിന് പുറത്തുള്ള വിവിധ റവന്യു ഓഫീസുകളിലേക്കും മറ്റ് വകുപ്പുകളുടെ ഓഫീസുകളിലേക്കും റിപ്പോർട്ടിന് പോയിട്ട് മടക്കി ലഭിക്കാത്ത നൂറ് കണക്കിന് ഫയലുകളുമുണ്ട്. എന്നാൽ, ഇ- ഓഫീസ് സംവിധാനം സംബന്ധിച്ച് തങ്ങൾക്ക് പരിശീലനം ലഭിക്കാത്തതാണ് ഫയലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിലെ വീഴ്ചയ്ക്ക് കാരണമെന്നാണ് ജൂനിയർ സൂപ്രണ്ട് മുതൽ ഡെപ്യൂട്ടി കളക്ടർ വരെയുള്ള മേൽനോട്ട ചുമതലക്കാരുടെ വിശദീകരണം.

കെട്ടിക്കിടക്കുന്നവയുടെ എണ്ണം നൽകാൻ നിർദ്ദേശം

വിവിധ വിഭാഗങ്ങളിൽ കെട്ടിക്കിടക്കുന്ന ഫയലുകളുടെ പ്രത്യേക ഫോമിൽ വിശദാംശങ്ങൾ സഹിതം രണ്ട് ദിവസത്തിനകം അറിയിക്കാൻ കളക്ടർ കഴിഞ്ഞ ദിവസം എല്ലാ വിഭാഗങ്ങളുടെയും മേധാവിമാർക്ക് നിർദ്ദേശം നൽകി. കെട്ടിക്കിടക്കുന്ന തപാലുകൾ പത്ത് ദിവസത്തിനകം ഇ- ഓഫീസ് ഫയലുകളാക്കി സെക്ഷനുകളിലേക്ക് കൈമാറണമെന്നും നിർദ്ദേശമുണ്ട്.

രണ്ട് വിഭാഗങ്ങളിൽക്കൂടി ഇ- ഓഫീസ്

കളക്ട്രേറ്റിലെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്, ദുരന്തനിവാരണ വിഭാഗങ്ങളിൽ ഇപ്പോൾ ഭാഗികമായാണ് ഇ- ഓഫീസ് സംവിധാനം ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ഈ രണ്ട് വിഭാഗങ്ങളിലും പൂർണതോതിൽ ഇ- ഓഫീസ് ഏർപ്പെടുത്താനുള്ള നടപടി തുടങ്ങി.